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SARLAFT

Teniendo en cuenta que el Sistema de Administración de Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) requiere varias políticas instituciones para dar cumplimiento a su gestión por lo que en este documento compilan las políticas propuestas:

Políticas Generales

1. Atender las recomendaciones establecidas por los organismos internacionales en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo como el GAFI, GAFILAT, UNODOC entre otros organismos.

2. Atender y cumplir las recomendaciones e instrucciones realizadas por organismos del nivel Nacional en materia de control y de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo como la Superintendencia Nacional de Salud (SUPERSALUD), la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, Fiscalía General de la Nación, Ministerio de Justicia y del Derecho entre otros.

3. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A. se compromete a efectuar la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo por lo tanto dará estricto cumplimiento a las normas que le apliquen.

4. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A guarda reserva de la información reportada a las autoridades competentes, así como la información utilizada para el análisis de operaciones inusuales y sospechosas. (Artículo 11 de la Ley 526 de 1999) y en seguimiento de la Política de seguridad del información definida.

5. Los miembros de la Junta Directiva, empleados, clientes, proveedores, contratistas, y demás terceros vinculados, se comprometen con el PROMOTORA BOCAGRANDE S.A a guardar absoluta confidencialidad respecto a la información que se elabore y distribuya con relación a la prevención y control del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo, salvo requerimiento de las autoridades competentes.

6. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A promueve una cultura anti-lavado y anti-terrorismo entre todos sus empleados (personal de planta contratistas), proveedores, contratistas externos, clientes, usuarios y en general todo el personal que tiene que ver de una u otra forma con el desarrollo del objeto social del Hospital.

7. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A en cabeza de su Asamblea, junta directiva y del representante legal rechaza cualquier forma de actividad delictiva o conducta que implique actividades de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

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8. A partir de la fecha todos los empleados PROMOTORA BOCAGRANDE S.A se comprometen a informar de manera inmediata al oficial de cumplimiento cualquier situación que se presente y que sea catalogada como operación inusual o intentada o cualquier señal de alerta que se presente en el área y desarrollo de las actividades normales de la empresa.

9. Todos los colaboradores PROMOTORA BOCAGRANDE S.A están en la obligación de cumplir las políticas, procesos y procedimientos aplicables en el desarrollo, implementación y seguimiento del Sistema de Gestión de Riesgo de LA/FT, orientando sus acciones a la mitigación de los riesgos e identificación de operaciones inusuales, estando obligados a reportar al área de cumplimiento acerca de cualquier situación u operación inusual o sospechosa de la cual tengan conocimiento directa o indirectamente.

10. El Representante legal debe garantizar la asignación dentro del presupuesto anual de la entidad de los recursos humanos, financieros, técnicos, tecnológicos y logísticos que sean necesarios para la gestión del riesgo LA/FT. El Oficial de Cumplimiento deberá contar con las facultades y recursos necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones.

11. Los colaboradores implicados en la detección y reporte de operaciones sospechosas que se hayan intentado o se hayan efectuado en la organización y que se hayan comunicado a la Unidad de información y Análisis Financiero UIAF, deberán guardar absoluta reserva sobre la misma.

12. La alta Dirección y áreas administrativas se comprometen a crear y fortalecer una cultura organizacional orientada a anticipar y gestionar los riesgos de LA/FT de la organización y a crear en los empleados una cultura de autocontrol, mediante habilidades en la identificación y valoración de riesgos operativos, jurídicos y reputacionales a los cuales puede verse expuesta la organización y su recurso humano, por lo cual estos temas serán prioritarios en los procesos de formación del talento humano.

13. La vida del usuario prima sobre cualquier tipo de control o restricción establecido.

Políticas Especificas

Políticas de consultas en listas restrictivas

1. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A realizará a partir del año 2020 consulta y cruce de contrapartes en la lista vinculante del Concejo de Seguridad de las Naciones Unidas. Esta verificación se realizará para usuarios particulares, proveedores, contratistas, clientes y contrapartes  cada vez que se vinculen a la institución y de forma anual. La verificación se realizará una vez sean contratadas las listas por parte del Hospital.

2. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A   de manera preventiva realizará consulta a la lista OFAC (Office of Foreign Assets Control) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América.

3. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A se abstendrá de vincular contrapartes que se encuentren reportados en la lista del Concejo de Seguridad de las Naciones Unidas y de la OFAC, o se encuentren vinculados en una investigación penal con formulación de acusación, o reportados por organismos de supervisión como la UIAF, por actividades que se puedan catalogar como lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

Política de conocimiento de Personas Expuestas Públicamente (PEP)

Todo vínculo contractual entre PROMOTORA BOCAGRANDE S.A y una Persona expuesta Públicamente (PEP), será autorizada por parte Junta Directiva y aplicará un proceso de conocimiento del cliente más estricto o debida diligencia avanzada, si existe hallazgos en el proceso debida diligencia, PROMOTORA BOCAGRANDE S.A se abstendrá de establecer  vínculos en esta PEP.

Política de conocimiento de contraparte: cliente, proveedor y contratistas, usuario, empleado, aliados estratégicos y demás terceros vinculados.

Ante el inicio de una posible  negociación o acuerdo comercial  PROMOTORA BOCAGRANDE S.A realizara la debida diligencia para el conocimiento de la contraparte y no se establecerá ninguna relación contractual (comercial, laboral, etc.) con personas naturales y/o jurídicas relacionadas con las listas OFAC,ONU e INTERPOL, como tampoco con los relacionados de estas (socios, administradores, miembros principales y suplentes de juntas directivas, familiares en primer grado de consanguineidad), de igual manera con personas que hayan sido reportadas como sospechosas por la UIAF o personas sobre la que exista información de uso público o prensa negativa relacionada con LA/FT, sin previsión análisis del área de cumplimiento y aprobación de la junta directiva.

Políticas de Conocimiento de Clientes / Usuarios particulares

1. Para PROMOTORA BOCAGRANDE S.A son clientes todas aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de origen legal y contractual para la prestación de servicios de salud, por lo cual se actualizarán los datos de los clientes por lo menos anualmente, suministrado la totalidad de los soportes documentales exigidos según el servicio de que se trate, si la información de estos clientes no ha sido actualizada o una vez actualizada no pueda confirmarse, constituye una señal de riesgo de LA/FT.

2. Para PROMOTORA BOCAGRANDE S.A serán clientes inactivos, aquellos que después de vencido 1 año no hayan realizado transacciones, operaciones administrativas, así actividades de prestación de servicios de salud,  por lo tanto no se les solicitara  actualización de información. Si pasado el año se van a reactivar estas actividades se deberá realizar la debida diligencia para el conocimiento del Cliente y aplicaran las políticas establecidas para este grupo.

Política de conocimiento del mercado

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A mantendrá  conocimiento del mercado de los servicios que ofrece y que están relacionados con nuestro objeto social, para establecer con claridad las características usuales de las transacciones que se realizan y compararlas con las transacciones de quienes participan en el mercado del sector salud, ajustando  a  medida que se modifiquen los productos y servicios que se ofrecen, así como realizar la depuración de perfiles de clientes entorno a ello.

Políticas de conocimiento de Proveedores, Contratistas

1. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A garantiza el suministro oportuno de bienes y servicios alineados a lineados  a los principales fosos de servicio y excelencia operacional como buen precio, alta calidad, oportunidad de entrega, trasparencia en el proceso de contratación, continuidad en la cadena de abastecimiento, satisfacción del cliente y cumplimiento del debido proceso, por tanto todos los proveedores y contratitas, incluidos los médicos especialistas contratados bajo esa modalidad serán consultados en las Lista de control esto con el fin de decidir sobre el inicio de la relación proveedor o contratista – Hospital.

2. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A aplicará todo los procedimiento para  identificar si los bienes o servicios en proceso de contratación  provienen de actividades legales, han sido debidamente nacionalizados, no son productos de contrabando, no sean elementos de venta restringida y si lo son, que tengan las debidas autorizaciones o licencias,  o cuando el precio del bien o servicio que ofrece el proveedor a la empresa sea notablemente inferior al mercado. Si se tienen dudas sobre el origen de los recursos del proveedor o contratista, se  exigirá una declaración del representante legal del proveedor sobre el origen de sus recursos financieros. Se debe determinar en lo posible el origen de importación especialmente de los equipos e insumos médicos adquiridos en países o jurisdicciones de alto riesgo de lavado de activos de acuerdo al índice de riesgo por país publicado por el Instituto de Basilea, y Lista de Países no Cooperantes y Jurisdicciones de Alto Riesgo publicada por la UIAF.

Políticas de conocimiento del Empleado

1. Para conocer a los empleados PROMOTORA BOCAGRANDE S.A solicitara y verificara los datos personales de sus empleados y se su núcleo familia, ya sea al momento de su vinculación o con motivo de la actualización anual de su información, soportes documentales que justifiquen sus aptitudes académicas y laborales, referencias familiares, personales y laborales, en el evento que la información suministrada por un persona en proceso de contratación no pueda ser confirmada o sea inexacta, falsa o presuntamente falsa no se realizara la vinculación, si es un empleado se reportara el caso a oficial de cumplimento y se iniciara proceso de desvinculación 

2. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A en especial la oficina de Gestión del Talento Humano  realizara la  verificación los antecedentes disciplinarios, penales o civiles  de los empleados tanto de los actuales como los que se van vincular. Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier persona que labore PROMOTORA BOCAGRANDE S.A se analizara tal conducta con el fin de tomar las medidas pertinentes frente al riesgo LAFT. 

Políticas de conocimiento de socios o dueños y/o junta directiva

1. Ninguno de los socios, dueños y/o miembros de la junta directiva de PROMOTORA BOCAGRANDE S.A será exonerado de llevar a cabo las actividades de conocimiento incluidas la consulta en las listas de control. 

2. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A implementara mecanismos para detectar oportunamente los cambios y/o modificaciones en la participación de los socios, incluyendo la identificación y conocimiento de nuevos socios a través de la debida diligencia, y actualizará de forma anual los datos de socios, dueños y miembros de la junta directiva con los mecanismos definidos para tal fin, incluida la verificación en las listas de control, en caso que la información suministrada por el accionista sea falsa, presuntamente falta, o los haya resultados positivos que pudieran estas relacionados con el riesgo de  LA/FT en la verificación de las listas restrictivas o de control, se notificara al oficial de cumplimiento en forma inmediata para su análisis y propuesta de medidas a tomar según lo establecido.

Políticas de manejo de efectivo

1. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A no realizará operaciones en las que requiera realizar pagos en efectivo (billetes y monedas) como parte de la contraprestación de un servicio, la realización de compras, pago de algún proveedor, con excepción de los pagos que se realizan por la caja menor administrativa y la de tesorería correspondiente a las devoluciones por excedentes de cuota moderadora cuyo monto límite en efectivo será de $ 5.000.000 M/CTE, si se requiere realizar pagos por devoluciones en montos mayores al establecido se deben realizar por transferencia electrónica o entrega de cheque

2. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A El Oficial de Cumplimiento  revisara de manera mensual, los pagos realizados por el Hospital realizados por caja menor de la tesorería por cualquier concepto especialmente los pagos realizados por devoluciones por excedentes ( pago de bienes, prestación de servicios y cuota moderadora ) con el fin de identificar y monitorear aquellos clientes que reciben pagos frecuentes, los montos realizados en efectivo y en caso de identificar algún movimiento inusual o sospechoso, deberá realizar un análisis más detallado con el fin de definir su reporte a la UIAF.

3. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A recibe pagos en efectivo iguales o superiores a $5.000.000 o el equivalente en otras monedas realizados en un mismo día por una misma persona natural o jurídica se realizara el reporte al oficial de cumplimiento para su análisis. De igual manera se deben reportar los depósitos múltiples realizados por una misma persona jurídica o natural que sumen en el mes $ 25.000.000 o más o su equivalente en otras monedas.

4. PROMOTORA BOCAGRANDE S.A no efectuara pagos a  terceros con los cuales no se haya realizado alguna negociación o  no se haya ejecutado el procedimiento de vinculación y conocimiento de la contraparte definido por la entidad, ni en efectivo ni a través de servicios financieros.

Política de archivo de documentos SARLAFT

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A conservara todos los soportes de las operaciones reportadas a la UIAF, así como la información de registros de transacciones y documentos de conocimiento de las contrapartes. Una vez se cumpla cada año de gestión éstos deben ser debidamente registrados en el archivo central del Hospital atendiendo el programa de Gestión Documental. Los archivos se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Política de sanción interna

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A iniciará proceso sancionatorio a todos los empleados, independientemente de cargo, rol o función que ocupen, mediante comunicación a la oficina de control interno disciplinario de acuerdo al procedimiento Disciplinario establecido a quien desconozca, vulnere o haga caso omiso de lo establecido en el presente manual y de los procesos y acciones que se deriven de él

Política de Diseño e Identificación del Riesgo

Cada una de las áreas susceptibles de riesgo LA/FT en PROMOTORA BOCAGRANDE S.A realizara la identificación de todos los factores de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo de su proceso y el establecimiento y actualización periódica de controles al respecto. Para la realización de dicha actividad contarán con el acompañamiento y asesoría del Oficinal de Cumplimiento.

Política de evaluación y medición de riesgo

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A medirá de manera cualitativa la probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente al LA/FT en cada uno de los procesos pertinentes, frente a cada uno de los factores de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse mediante los riesgos asociados.

Política de establecimiento y medición de efectividad de controles

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A establecerá por medidas necesarias para contralar el riesgo inherente identificado en razón de los factores de riesgo y de los riesgo asociado al LA/FT, de igual manera realizar medición y seguimiento al riesgo residual  posterior a la implementación dichos controles, en entre mismo sentido evaluara como mínimo anualmente la efectividad de los controles, pero si hay variación de perfil de riesgo se evaluara de manera inmediata.

Política de seguimiento y monitoreo del riesgo

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A realizara seguimiento semestral  del perfil de riesgo, y en general del SARLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y sospechosas y su reporte según lo definido, al comparar la evaluación de riesgo inherente con el riesgo residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.

Política de capacitación

PROMOTORA BOCAGRANDE S.A en coordinación con la Oficina de Gestión de Talento Humano y el oficial de cumplimiento diseña, programa y ejecuta planes de capacitación de manera anual mediante un plan de capacitación dirigido a aquellos funcionarios a los cuales se considere pertinente su capacitación con el fin de dar cumplimiento a la política de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT. De igual manera se  garantiza capacitación durante el proceso de inducción a los nuevos miembros de junta directiva, funcionarios de la planta de personal y personal que se vincule a través de contrato de prestación de servicios.

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